Las evaluaciones de desempeño a veces tienen mala reputación. Muchos de nosotros hemos experimentado evaluaciones que son pesadillas procesales que consumen mucho tiempo y provocan ansiedad, ¡pero no tienen por qué serlo! Las evaluaciones de desempeño pueden ser una oportunidad para la construcción de relaciones y la alineación. Si se hacen bien, proporcionan un contenedor para que los gerentes y los miembros del personal se alejen de la rutina diaria, resuman los comentarios recibidos a lo largo del año y reflexionen sobre el panorama general. Pueden ser una herramienta clave en la retención y el desarrollo del personal, y también brindan a los gerentes la oportunidad de recibir comentarios.
Para los gerentes que desean generar alineación, fortalecer las relacionesy reforzar el desarrollo del personal, ¡aquí está su guía de ocho pasos para realizar evaluaciones de desempeño!
Primero, pregunte: ¿Estamos listos? Si su organización nunca antes ha realizado evaluaciones de desempeño, deberá sentar las bases. Para aprovechar al máximo sus evaluaciones de desempeño (y asegurarse de que se realicen de manera justa), debe comenzar con roles y objetivos definidos para su personal, y asegurarse de que ambos estén alineados en las expectativas. Si no se han cumplido estos requisitos previos, le recomendamos que trate este proceso más como una reflexión y discusión sobre el desempeño (lo cual es valioso para establecer niveles y alinearse), en lugar de una evaluación. Recuerde: no puede evaluar a alguien de manera justa en función de las expectativas que no sabía que tenía. Si recién está comenzando, establezca una cultura de retroalimentación regular y tenga claras las expectativas para seguir adelante. Para obtener más consejos sobre cómo realizar evaluaciones justas de desempeño, lea nuestro artículo sobre la mitigación del sesgo en las evaluaciones de desempeño.
1. Revise el proceso con el miembro del personal.
Reserve tiempo en un check-in para hablar sobre el proceso y el cronograma. Comparta lo que se supone que debe lograr el proceso, repase las Formulario de Evaluación de Desempeño si es la primera vez que lo usan, y solicitar aclaraciones. También puede usar este tiempo para agregar plazos clave a sus calendarios y programar su reunión de evaluación. El miembro del personal puede comenzar a trabajar en su autoevaluación mientras usted trabaja en su evaluación, por separado.
2. Reflexionar sobre el progreso, los logros y el desempeño general del miembro del personal.
Mientras hace esto, asegúrese de evaluar la what y de la forma más how. Con demasiada frecuencia, vemos que los gerentes priorizan uno sobre el otro. Algunos se centran en cómo un miembro del personal hace su trabajo (mentalidad, valores, enfoque), a expensas de lo que ha logrado (objetivos y resultados). Mientras tanto, otros gerentes solo miran los resultados sin considerar la mentalidad, las habilidades o los valores que su personal aplica a su trabajo. Las evaluaciones más útiles analizan ambos, ofreciendo una imagen más completa del desempeño del miembro del personal y cómo está sirviendo a la misión de su organización. Además, no olvide considerar las circunstancias atenuantes que podrían haber afectado su desempeño.
Pregúntese: ¿hay algo que pueda compartir en la evaluación que podría sorprender a mi personal? No debería haber sorpresas o muy pocas en la evaluación si ha estado compartiendo comentarios a lo largo del camino. Si hay un comentario que está compartiendo por primera vez, puede ser mejor guardarlo para un registro en lugar de la evaluación formal del desempeño. Si necesita incluirlo, asegúrese de reconocer explícitamente que debería haberlo compartido antes y reconocer dónde podría haber sido más directo y oportuno con sus comentarios durante el año.
3. Recopile información (confidencial) de los colegas del miembro del personal.
Sea transparente con su personal acerca de que está buscando comentarios de otros y considere obtener su opinión sobre a quién preguntar. Intente obtener aportes de una combinación completa de personas, incluidos colegas de otros equipos, sus subordinados directos (si son gerentes) y quizás incluso personas ajenas a la organización, si su trabajo involucra a muchas partes interesadas externas. En la medida de lo posible, asegúrese de que su lista sea diversa en cuanto a raza y género (o cualquier otra identidad que tenga sentido dado su contexto). Encuentre consejos y guiones sobre cómo recopilar y utilizar los aportes de otros en sus evaluaciones de desempeño.
4. Rellena el formulario de evaluación.
Use las rúbricas y evalúe al miembro del personal en función de qué tan bien cumplieron con las expectativas en torno a sus resultados, valores y competencias. Luego, complete la sección narrativa y proporcione ejemplos escritos específicos para ilustrar las fortalezas y oportunidades de mejora. También puede incluir citas (anonimizadas) de la entrada que solicitó. También puede compartir temas desde la entrada. Recuerde, a menos que surja algo realmente nuevo pero importante cuando buscó la opinión de otros, este no es el momento para sorpresas.
5. Revisar la autoevaluación del miembro del personal.
Una vez que haya completado su evaluación, revise la autoevaluación del miembro del personal. Si recibe nueva información que afecta su evaluación, ajuste su evaluación en consecuencia. Si hay una discrepancia en sus evaluaciones, tómese el tiempo para reflexionar sobre el motivo. ¿Tenía la persona ideas diferentes sobre las expectativas y los resultados más importantes a lograr en su trabajo este año? ¿Hubo circunstancias atenuantes que se interpusieron en el camino del progreso que usted no conocía? Asegúrese de anotar las áreas de desalineación para su reunión de evaluación y reflexione sobre dónde podría haber sido más claro acerca de las expectativas.
6. Envíe el formulario de evaluación completo y la agenda de evaluación al miembro del personal.
Deles al menos 24 horas para revisar antes de reunirse para discutir.
7. Realizar la reunión de evaluación.
Recomendamos reunirse en persona o por video (para personal remoto). Concéntrese en los puntos clave de cada sección en lugar de ir línea por línea. Si hubo desalineación en sus evaluaciones, use esta discusión para realinear las expectativas del rol. El propósito de la reunión es resaltar los puntos brillantes y las áreas de crecimiento, analizar su trayectoria y decidir cómo avanzar. Si hay áreas específicas donde se necesita mejorar o desarrollar, acuerde un plan y determine cómo evaluará el progreso en las próximas semanas y meses. Pídale al miembro del personal que resuma sus puntos clave y plantee preguntas aclaratorias. Por último, asegúrese de que haya tiempo durante su discusión de evaluación para sentir curiosidad y sondear comentarios específicos para usted como gerente.
Debido a que puede ser un desafío dar retroalimentación a su gerente (especialmente si hay líneas de diferencia), es posible que desee comenzar con una autorreflexión y luego invitar a sus pensamientos. Por ejemplo, podría decir: “Una cosa que creo que podría haber hecho mejor para ayudarlo a tener éxito fue verificar más durante los períodos ocupados. Estaba tratando de darte espacio para hacer el trabajo, pero me pregunto si esa fue la decisión correcta. ¿Qué te hubiera hecho sentir apoyado?”.
Aquí hay algunas preguntas que puede hacer para profundizar más:
- ¿Qué podría hacer diferente para apoyarlo mejor?
- ¿Hay algo que pueda proporcionar más claridad?
- ¿Hay algún comentario que haya dudado en compartir conmigo?
8. Edite su formulario (si es necesario) y luego finalice la evaluación.
Si recibió información durante la reunión de evaluación que influyó en su evaluación, revise el formulario de evaluación. Luego, siga el procedimiento de su organización para archivarlo (por lo general, lo colocará directamente en su archivo de personal, obtendrá la aprobación final de un gerente senior o se lo enviará a su persona de recursos humanos).