La repriorización es el proceso de ajustar sus prioridades existentes en respuesta a nueva información, demandas cambiantes u oportunidades emergentes. Es una habilidad crucial para los gerentes, especialmente cuando Navegando el cambio o la incertidumbreSi bien dejar ir puede ser difícil, especialmente cuando todo parece importante, también puede prevenir el agotamiento.
Cuando reordenas tus prioridades, reevalúas las condiciones para poder concentrarte en el trabajo que tiene sentido. mayor impacto ahora mismo, sin perder de vista los objetivos a largo plazo. Esto ayuda a su equipo a decidir qué hacer. seguir haciéndolo, ajustarlo o parar.
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¿Por qué es importante la repriorización?
La repriorización te ayuda Responder al cambio de manera efectiva. Quizás necesites hacer espacio para una nueva campaña estratégica, gestionar una rotación de personal inesperada o invertir en apoyo de salud mental para estudiantes o personal. Al reordenar tus prioridades, redirige tu tiempo y energía donde más se necesita, para que puedas Mantente concentrado en tus rocas más grandes.
Imagina que vas conduciendo y te acercas a un control de carretera. ¿...?
- ¿Sentarse y gritarle a los conos?
- ¿Forzar tu auto a través del bloqueo?
- ¿Encontrar una nueva ruta?
La repriorización es encontrando esa nueva ruta en lugar de aferrarnos a un viejo plan que ya no funciona.
Gerentes: Asegúrese de que sus informes directos también reordenen sus prioridades. Puede que no sea fácil para el personal acercarse a usted para ajustar las cargas de trabajo; podrían sentir la necesidad de demostrar su valía o "ganarse" su lugar simplemente lidiando con los atascos y obstáculos en su entorno. Las investigaciones demuestran que esto es especialmente cierto para el personal de comunidades marginadas. Por lo tanto, debe ser proactivo al identificar los puntos débiles y comunicarles que está bien cambiar las prioridades. De hecho, ¡hágales saber que espera que lo hagan!
Utilice nuestra Guia paso a paso A continuación se presentan estrategias prácticas que le ayudarán a reordenar sus prioridades.
Paso 1: Aclara hacia dónde estás corriendo
Es natural sentir escasez de tiempo, energía o recursos. Reordenar las prioridades no solucionará todos tus problemas de presupuesto ni las prisas, pero puede ayudarte a ajustar el tiempo y la energía que dedicas a tareas de menor impacto. Tu objetivo: hacer espacio para concentrarte en lo que es más importante en este momento.
Antes de cambiar algo, concéntrate en tu visión global. Pregúntate: ¿Hacia dónde estoy corriendo? En otras palabras:
- ¿Por qué hago este trabajo?
- ¿Qué es lo que pretendo? ¿lograr?
- ¿Qué esperan de nosotros nuestros grupos de interés y los miembros más marginados de la comunidad?
- ¿Qué partes de nuestro trabajo nos ayudan a avanzar en nuestra misión y visión?
Paso 2: Evaluar las nuevas circunstancias
Antes de decidir qué debe quedarse o irse, tenga en claro qué es nuevo y haga un inventario de sus compromisos originales.
- Identificar demandas cambiantes:
- ¿Qué circunstancias? ¿Han cambiado? ¿Qué? ¿Qué nueva información tengo?
- ¿Existen necesidades, desafíos u oportunidades emergentes? ¿Debería hacer espacio para?
- Enumere todas las tareas, proyectos y objetivos actualmente en marcha. Teniendo en cuenta lo que ya sabes, pregúntate:
- ¿Aún es oportuno? ¿Y relevante?
- ¿Aún se alinea con los objetivos del equipo/organización?
- ¿Nos ayudará a avanzar en nuestro trabajo más importante?
Paso 3: Evaluar el impacto y la viabilidad
La Matriz de Impacto-Viabilidad es una herramienta de toma de decisiones Puede usarlo para establecer o revisar prioridades.
En primer lugar, reflexione sobre si la obra tiene Alto impacto.
- ¿Hacer este trabajo ahora tendrá un impacto significativo en el logro de mis/nuestros objetivos?
- ¿Priorizar este trabajo beneficiará a los miembros o partes interesadas más marginados de nuestra comunidad?
A continuación, reflexione sobre si el trabajo es realizable. Ser en equilibrio ambicioso y realista.
- ¿Tenemos/tenemos la capacidad (por ejemplo, tiempo, energía), las competencias y los recursos? (por ejemplo, poder popular, dinero) para hacer esto bien ahora mismo?
Luego, complete los cuadrantes para decidir si se deben priorizar. quedarse, detenerse o cambiar.
La matriz de impacto-factibilidad
| Baja factibilidad | Alta factibilidad | |
|---|---|---|
| Alto impacto | Ambos Turno or detener* | Alojamientos en tu lista de prioridades |
| Bajo impacto | Parada | Ambos Turno or detener |
El cambio significa revisión de proyectos Para que las partes "bajas" avancen. ¿Se puede hacer que un proyecto sea más factible reduciendo el listón del éxito (ver Paso 4) o dedicándole más recursos? ¿Se puede convertir un proyecto de bajo impacto en uno de alto impacto modificando el cronograma?
Parada significa aceptar que algo ya no tiene sentido hacer ahora, honrando el esfuerzo que tu equipo ya ha realizado, y dejar irPuedes establecer un plazo de finalización. Por ejemplo, "detenerse por ahora y volver a revisarlo en 6 meses" o "detenerse indefinidamente".
*En algunos casos, los proyectos de alto impacto y baja factibilidad necesitan... estancia en tu lista de prioridades. Ver paso 8.
Paso 4: Ajustar el nivel de esfuerzo o alcance
La repriorización no es una decisión binaria de "hacerlo o dejarlo". Cuando todo parezca urgente e importante, decide qué requiere... Estrella de oro (su trabajo más fuerte o sus mejores esfuerzos) y lo que se puede lo suficientemente bueno (un trabajo sólido que cubre lo imprescindible sin excederse).
No se trata de hacer pasar un trabajo de baja calidad como “suficientemente bueno”; se trata de establecer el listón mínimo para el éxito Para que no te limites a estándares poco realistas. En otras palabras, no dejes que lo "perfecto" sea enemigo de lo "bueno".
Por ejemplo, si se está preparando para una reunión de junta directiva, una excelente nota podría ser compartir un folleto de 10 páginas sin errores y enviarlo a un diseñador gráfico una semana antes de la reunión. Una nota "suficientemente buena" sería preparar internamente un documento o presentación de 2 páginas con viñetas, ya que está redirigiendo la energía hacia una respuesta rápida o una próxima campaña.
Pregúntate a ti mismo:
- ¿Qué requiere realmente un esfuerzo excepcional? ¿Dónde necesitan las partes interesadas ver la excelencia?
- ¿Dónde puede ser suficiente "suficientemente bueno"? ¿Podría una versión más ligera del proyecto seguir siendo eficaz?
- ¿Podemos simplificar o agilizar el proceso y al mismo tiempo cumplir los objetivos?
Éstos son algunos Maneras concretas en las que puedes esforzarte por lograr lo suficientemente bueno:
- Ajusta tu línea de tiempo.
- Limitar el alcance del trabajo.
- Asignar un líder de proyecto diferente.
Si no tienes claro cómo podría ser "suficientemente bueno", Examine sus requisitos frente a sus preferencias y tradiciones.
Consejo: Si "estrella de oro o suficientemente bueno" no funciona para su equipo, intente "ir a lo grande o ir equilibrado", o agregue otro nivel de esfuerzo con “Ve por el oro, lucha por la plata o, si quieres equilibrarlo, busca el bronce”. También puedes crear el tuyo propio siempre que tu equipo adopte el lenguaje compartido.
Paso 5: Comunicarse con las partes interesadas
Más a menudo que no, Repriorizar su trabajo afecta a los demás. Por lo tanto, planifique tiempo para comunicarse directamente con sus partes interesadas. compartiendo tu perspectiva y haciendo una propuesta
Primero, determine qué modo de toma de decisiones estas en.
In modo conjunto, de consulta o de pruebaNecesita obtener información o aprobación. Por ejemplo, podría renegociar con un financiador. y decir:
Con todo lo que está pasando, nuestros clientes, comunidad y miembros nos han dicho que XYZ es lo que necesitamos ahora mismo. También estamos bajo presión porque Sam no estará porque su madre está enferma. Sé que ya habíamos planeado hacer ABC, y Me gustaría consultarle sobre nuestras opciones. ¿Qué podemos ajustar, pausar o simplificar, sin dejar de alinearnos con sus prioridades de financiación?
We ofrece que nos centremos en X e Y por ahora, y volvamos a A y B después de la crisis. ¿Cómo aterriza eso?"
In modo persuadir o decir, comunicas directamente lo que necesita cambiar. Por ejemplo, Podrías comunicarle a un subordinado directo:
Como saben, Jackie ha estado fuera y tenemos que tomar decisiones difíciles. Ahora mismo, estamos priorizando la nueva capacitación en línea, lo que significa que no tendremos tanta capacidad para la campaña en redes sociales. En lugar de una campaña de cinco semanas, la reduciremos a dos. ¿Tienen preguntas sobre cómo avanzamos? ¿Qué se necesita para lograrlo con éxito?
Si le resulta intimidante proponer cambios que afecten a otras personas, puede ser porque necesita construir la relación. Replantéelo como un oportunidad a fortalecer las relaciones resaltando intereses compartidos, valorando las contribuciones y mostrando a las personas que valoras sus aportes o quieres mantenerlas informadas.
Consejo: ¿Aún no te decides? Usa nuestro Herramienta de ventajas, desventajas y mitigaciones para obtener ayuda para pensar en opciones por su cuenta o con las partes interesadas.
Paso 6: Abordar los problemas más comunes
Lo entendemos; dedicaste mucho tiempo a establecer prioridades desde el principio. Cambiar de rumbo o dejar ir es difícil. Aquí tienes maneras de evitar (o afrontar) algunos errores comunes al reordenar o afrontar el cambio:
Todo parece incierto y no puedes decidir qué repriorizar.
Primero, reconoce la incertidumbre. Es difícil, pero posible, tomar decisiones con información limitada. Entonces, abandona el perfeccionismo. En lugar de esperar respuestas claras, crea un margen de seguridad en tu proyecto para que puedas adaptarte cuando sepas más. Consulta nuestro Guía para la planificación de escenarios, un proceso estratégico para gestionar lo desconocido.
Dejas de lado objetivos importantes y ambiciosos porque parece que no son factibles.
Hablemos en serio: cuando se trata de trabajar por el cambio social, Puede que tengas que esforzarte por conseguir lo imposible, especialmente cuando hay mucho en juego. A veces, los objetivos de baja factibilidad deberían estancia en tu lista de prioridades porque son de alto impacto. Discierne cuándo tiene sentido para ti fija tus miras altas e incluso riesgo de fracaso. Encuentra el punto ideal entre ser ambicioso y realista.
Todo sigue pareciendo necesario. Prefieres aferrarte a soltar.
Como dijimos, dejar ir es difícil. Cuando todo parezca urgente e importante para tu misión, recuerda que tendrás el mayor impacto cuando... hacer bien las cosas correctas, en lugar de hacer todas las cosas En seguida. No estás simplemente diciendo “no”; estás creando espacio para más “síes” de alta calidad. Busque lugares donde pueda celebrar el trabajo que su equipo ya ha realizado en el proyecto y luego déjelo ir.
Consejo: Esta guía paso a paso está diseñada para simplificarte la vida. Si reordenar tus prioridades empieza a resultarte estresante, puede que estés dándole demasiadas vueltas o simplemente te sientas abrumado por otras presiones. Haz una pausa para reconocer la causa de tu estrés y luego intenta tomar decisiones "suficientemente buenas" siempre que puedas, sabiendo que podrás revisarlas más adelante.
La repriorización es un ciclo
Ante la crisis y la incertidumbre, una repriorización eficaz crea una cultura de sostenibilidad y previene el agotamiento. Conviértalo en un hábito o ciclo donde reevalúes, reajustes y realinees tu trabajo más importante dadas las condiciones cambiantes.
Marcos como “Estrella de oro o suficientemente bueno” y Matriz de Impacto-Viabilidad puede ayudarle a aclarar qué merece su atención, mientras Comunicación clara Con las partes interesadas se genera apoyo para sus nuevas prioridades.
Para mantener tu repriorización en marcha:
- Haz un balance de tus circunstancias actuales, incluidas las necesidades y oportunidades emergentes.
- Centrarse en el impacto por encima del esfuerzo;Algunas tareas requieren excelencia, mientras que otras simplemente necesitan hacerse.
- Considere los impactos en su comunidad o miembros de su equipo más marginados.
- Comunicar los cambios de forma proactiva para mantener la claridad y la alineación.
- Revisar periódicamente tus prioridades
El Management Center es una organización 501c3 que ayuda a los líderes que trabajan por el cambio social a construir organizaciones equitativas, sostenibles y orientadas a resultados a través de capacitaciones, coaching y recursos y herramientas en línea.