Si alguna vez ha tomado una decisión—desde la forma en que comunica los anuncios importantes al personal hasta lo que ha comido en el desayuno—ha utilizado PTR.*
PTR, que significa preferencias, tradiciones y requisitos, es una herramienta que puede ayudar a operar en lo que realmente importa para poder mitigar el sesgo y llegar a mejores resultados. Desde el punto de vista de la equidad y la inclusión, el PTR es una invitación a hacer una pausa, considerar nuevas perspectivas y sea más explícito sobre las normas, la cultura o las expectativas de la organización. El uso del PTR puede ayudar a mitigar los prejuicios en la contratación, a comunicarse más eficazmente al delegar y a mantener abierto a nuevos enfoques.
Supongamos que eres un alto dirigente de una escuela o una organización sin ánimo de lucro. Desde que está allí, se pide a todos los directores y gerentes de proyecto que redacten semanalmente informes de progreso bien elaborados. Al incorporar un nuevo gestor, aquí tienes algunas cosas que podrías comunicarle:
Es tentador empezar con nuestras tradiciones o preferencias, que suelen estar ligadas a nuestros valores y experiencias personales. Los hábitos son difíciles de romper, ya veces hay una buena razón para el enfoque que hemos utilizado. Sin embargo, recomendamos que los directores y gestores de proyectos comience por la base: tener clara la R y, a continuación, considere las preferencias y tradiciones que pueden ayudar o perjudicar el camino hacia los resultados.
Al aislar los tres componentes, puede supervisar con la vista puesta en los requisitos, buscar otras perspectivas y ser explícito cuando haya una razón para solicitar un enfoque particular.
Separar los PTR requiere práctica. Aquí hay algunas consideraciones para empezar.
1. Articular los requisitos o resultados
Especifique el objetivo que quiere alcanzar para que el equipo se sienta identificado con la obtención de grandes resultados. En el ejemplo anterior, podría empezar por examinar los valores de su organización, digamos que incluyen la transparencia y la colaboración. Con estos valores en mente, puede aclarar que el requisito es que todos tengan a tiempo la información que necesitan para sentirse más conectados, tomar decisiones dentro de su ámbito y detectar oportunidades de colaboración. Escribir es una preferencia y los correos electrónicos semanales son una tradición.
Al distinguir el requisito, es posible que desee explorar nuevos caminos hacia el mismo resultado, tal como actualizaciones de video con transcripciones, que podrían ser aún más atrayentes y accesibles.
2. Ser flexible y buscar otras perspectivas
Busque otras perspectivas mientras separa sus “R” de sus “P” y “T”. A veces, tendrá que dejar de lado sus preferencias o trabajar con el personal para revisar las tradiciones (por muy queridas que sean) a medida que su equipo crezca en tamaño y/o diversidad. Este es un punto de elección importante. Cuando confiamos en las preferencias y las tradiciones como un atajo hacia los resultados, corremos el riesgo de cortocircuitar el ingenio de nuestro equipo y perder los nuevos enfoques que surgen de las diversas experiencias.
3. Ojo con las P y las T encubiertas
Todos tendemos a confundir nuestras preferencias y tradiciones con requisitos. Algunas P’s y T’s han existido durante tanto tiempo que se convierten discretamente en requisitos de piloto automático. Esto puede repercutir en el éxito, la participación y la pertenencia de los miembros de su equipo que tienen necesidades, experiencias o ideas diferentes. También puede oscurecer su objetivo. Si se encuentra dictando cómo le gustaría que se hiciera algo en el lugar del resultado que persigue, haga una pausa y pregúntese si el “cómo” es realmente un requisito.
Sobre todo, no deje que las P y las T se conviertan en expectativas por defecto que sólo usted conoce. Cuando esto ocurre, es más probable que el personal que se parece más a ti (o lo conoce mejor) capte esas expectativas. Por el contrario, el personal que se parece menos a usted puede no ser capaz de leer su mente.
4. Expresar explícitamente las preferencias y tradiciones, y el por qué de las mismas
No hay nada malo en las preferencias o tradiciones, siempre que las reconozca abiertamente y las distinga de los requisitos. Cuando sugiera un enfoque para alcanzar un objetivo, nómbralo como una preferencia o tradición, comparte el “por qué” junto con el “cómo” e indica lo abierto que está a otras ideas.
- Cuando se sienta firmemente identificado con una preferencia o tradición, puede decir: “Para este proyecto, prefiero que utilicemos el software que tenemos, dado lo ajustado del plazo y el presupuesto. Adoptar una nueva tecnología nos costará el tiempo que no tenemos, pero estoy abierto a considerar ideas para la próxima vez”.
- Cuando su preferencia o tradición es una sugerencia, pero está abierta a otras ideas, podría decir: “Hemos estado haciendo X porque hemos tenido buenos resultados con X en el pasado, pero estoy abierto a otras ideas. ¿Cuál ha sido su experiencia? ¿Tienen otro método que creen que obtendrá mejores resultados?”
Cuando un enfoque concreto (mentalidad, comportamientos o valores) es esencial para obtener resultados, debe ser explícito sobre el porqué, al tiempo que invita a nuevas ideas y deja claro cómo (o con qué rapidez) las tomará en cuenta.
aquí hay algunos ejemplos adicionales de PTR en acción.
*Reconocimiento merecido: nos enganchamos a la idea de PTR gracias a este artículo de Fortuna.