Si alguna vez ha tomado una decisión, desde cómo comunica los anuncios importantes al personal hasta lo que desayuna, ha utilizado el PTR.*
PTR, que significa preferencias, tradiciones y requisitos, es una herramienta que puede ayudarlo a concentrarse en lo que realmente importa para que pueda mitigar el sesgo y obtener mejores resultados. Desde un punto de vista de equidad e inclusión, PTR es una invitación a hacer una pausa, considerar nuevas perspectivas y ser más explícitos sobre las normas, la cultura o las expectativas organizacionales. El uso de PTR puede ayudarlo a mitigar el sesgo en la contratación, comunicarse de manera más efectiva al delegar y mantenerse abierto a nuevos enfoques.
Supongamos que es un líder sénior de una escuela o una organización sin fines de lucro. Durante todo el tiempo que ha estado allí, a todos los gerentes y líderes de proyectos se les ha pedido que produzcan informes de progreso escritos y pulidos semanalmente. A medida que incorpora a un nuevo gerente, aquí hay algunas cosas que puede comunicar:
“Nuestro equipo de liderazgo se reúne semanalmente para tomar decisiones conjuntas y brindar aportes. Prefiero recibir actualizaciones por escrito con anticipación, así que las hacemos semanalmente y las enviamos por correo electrónico”.
Es tentador comenzar con nuestras tradiciones o preferencias, que a menudo están vinculadas a nuestros valores y experiencias personales. Los hábitos son difíciles de romper y, a veces, existe una buena razón para el enfoque que hemos utilizado. Si la hay, asegúrese de compartirla. Sin embargo, recomendamos que los líderes y gerentes de proyectos Comience desde abajo: aclare la R y luego considere las preferencias y tradiciones que podrían ayudar o perjudicar su camino hacia los resultados.
Al aislar los tres componentes, puede administrar teniendo en cuenta los requisitos, buscar otras perspectivas y ser explícito cuando haya una razón para solicitar un enfoque en particular.
En el ejemplo anterior, podría comenzar diciendo: “Nuestro equipo de liderazgo se reúne semanalmente para tomar decisiones conjuntas y brindar aportes. Tradicionalmente, compartimos actualizaciones por correo electrónico con anticipación. Me encantaría analizar qué es lo que funciona mejor para usted. Mi único requisito es que todos los miembros del equipo tengan la información que necesitan para tomar decisiones, sentirse conectados y colaborar bien durante las reuniones”.
Separar los PTR requiere práctica. Aquí hay algunas consideraciones para comenzar.
1. Articular los requisitos o resultados
Sea específico sobre el objetivo que está tratando de lograr para desarrollar el sentido de propiedad del equipo sobre la obtención de excelentes resultados. En el ejemplo anterior, podría comenzar observando los valores de su organización; digamos que incluyen transparencia y colaboración. Con estos valores en mente, aclara que el requisito es realmente que todos tengan acceso oportuno a la información que necesitan para sentirse más conectados, tomar decisiones en su ámbito y detectar oportunidades para colaborar. Escribir es una preferencia y los correos electrónicos semanales son una tradición.
Al distinguir el requisito, es posible que desee explorar nuevos caminos hacia el mismo resultado, como actualizaciones de video con transcripciones, que podrían ser aún más atractivas y accesibles.
2. Sea flexible y busque otras perspectivas
Busque otras perspectivas a medida que separa sus R de sus P y T. A veces, deberá dejar de lado sus preferencias o trabajar con el personal para revisar las tradiciones (por muy queridas que sean) a medida que su equipo crece en tamaño y/o diversidad. Esta es una importante punto de elección. Cuando confiamos en las preferencias y las tradiciones como un atajo para obtener resultados, corremos el riesgo de provocar un cortocircuito en el ingenio de nuestro equipo y perder nuevos enfoques que provienen de diversas experiencias.
3. Cuidado con las P y T furtivas
Todos tendemos a combinar nuestras preferencias y tradiciones con los requisitos. Algunas P y T han existido durante tanto tiempo que se convierten furtivamente en requisitos de piloto automático. Esto puede afectar el éxito, la participación y la pertenencia de los miembros de su equipo que tienen diferentes necesidades, experiencias o ideas. También puede oscurecer su objetivo. Si te encuentras dictando how le gustaría que se hiciera algo en lugar del resultado que busca, haga una pausa y pregúntese si el "cómo" es realmente un requisito.
Sobre todo, nunca permita que las P y las T se conviertan en expectativas predeterminadas de las que solo usted es consciente. Cuando esto sucede, es más probable que el personal que se parezca más a usted (o lo conozca mejor) se dé cuenta de esas expectativas. Por el contrario, es posible que el personal que se parece menos a usted no pueda leer su mente.
4. Sea explícito acerca de las preferencias y tradiciones, y por qué existen
No hay nada intrínsecamente malo con las preferencias o tradiciones, siempre que las reconozca abiertamente y las distinga de los requisitos. Cuando sugiera un enfoque para alcanzar una meta, nómbrelo como una preferencia o tradición, comparta el "por qué" junto con el "cómo" e indique qué tan abierto está a otras ideas.
- Cuando esté convencido de una preferencia o tradición, podría decir: “Para este proyecto, prefiero que usemos el software que tenemos, dado el cronograma y el presupuesto ajustados. La adopción de nueva tecnología llevará tiempo que no tenemos, pero estoy feliz de considerar ideas para la próxima vez”.
- Cuando su preferencia o tradición es una sugerencia, pero está abierto a otras ideas, podría decir: “Hemos estado haciendo X porque hemos tenido buenos resultados con X en el pasado, pero estoy abierto a otras ideas. . ¿Cuál ha sido tu experiencia? ¿Tiene otro enfoque que cree que obtendrá mejores resultados?”
cuando un particular enfoque (mentalidad, comportamientos o valores) es esencial para obtener resultados, debe ser explícito acerca de por qué, al mismo tiempo que invita a nuevas ideas y tiene claro cómo (o con qué rapidez) las tendrá en cuenta.
Ahora, echa un vistazo algunos ejemplos adicionales de PTR en acción.
*Crédito donde se debe el crédito: nos enganchamos a la idea de PTR debido a esto Artículo de la fortuna.