Con la gente cada vez más abrumada con el correo electrónico, es posible que tarde un tiempo en obtener respuestas a sus correos electrónicos (¡si es que las recibe!). Aquí hay un método que aumentará significativamente las posibilidades de obtener respuestas más rápidas: el correo electrónico de un minuto.
Imagine que la persona a la que está enviando un correo electrónico va de una reunión a la siguiente y revisa su bandeja de entrada entre reuniones. ¿Podrían responder a su correo electrónico mientras esperan que se inicie Zoom? ¿Podrían enviar una respuesta en el tiempo que se tarda en caminar desde el autobús o el coche hasta la oficina? ¿O mirarán el correo electrónico, verán que requiere una respuesta más larga de lo que tienen tiempo para escribir y lo dejarán a un lado para más tarde (que puede que nunca llegue)?
Su misión, si decide aceptarla, es escribir tantos correos electrónicos como sea posible que pasen la prueba de un minuto. Aquí está cómo hacerlo:
- Haga una pregunta de sí/no o de opción múltiple. Encuentre una manera de estructurar su correo electrónico para que la persona pueda responder con "sí" o "no" o "C". Por ejemplo, podría decir: “Creo que deberíamos gastar el dinero. ¿Está (A) de acuerdo con eso? (B) creo que deberíamos decirles gracias pero no gracias; o (C) ¿quieres que nos busque 10 minutos para que podamos discutir más antes de decidir?”
- Hacer una recomendación. “¿Qué debo hacer con X?” pone el problema en su destinatario. Hará que sea más fácil para ambos si dices: "Este es el trato con X. He pensado en A, B y C, y creo que deberíamos hacer C porque... ¿Te parece bien?". Dales algo a lo que puedan decir sí (o no) fácilmente.
- Coloca las opciones de respuesta justo en la parte superior. Obtendrás una respuesta más rápida si abres con lo que estás buscando. Por ejemplo:
"Necesito obtener su aprobación rápida en el plan a continuación".
"Solo necesito un rápido sí o no en la solicitud del cliente a continuación".
“Tres opciones a continuación, propongo la primera. ¿Esto te parece bien?” - Sugiera un plan predeterminado. Por ejemplo: "Si no tengo noticias tuyas para el martes, planeo ir con B". Por supuesto, al tomar esta ruta, asegúrese de darle a la persona una cantidad de tiempo razonable para responder (no, digamos, dos horas en una situación que no sea urgente).
- Proporcione antecedentes según sea necesario. En lugar de esperar que la persona a la que le envías el correo electrónico conserve todos los detalles de los que hablaste anteriormente, incluye un recordatorio simple (¡y sí, breve!) del contexto o de decisiones pasadas. Por ejemplo, podría decir algo como: "Como recordatorio, decidimos el mes pasado omitir la campaña X y solo enfocar esta pieza en Y y Z. Queríamos publicar esto a mediados de junio, lo que significa que debemos finalizar esto". para la próxima semana."
Ejemplo de correo electrónico n.º 1
Línea de asunto: ¿Está bien retrasar el envío de la gala para que podamos incluir un nuevo orador?
Hola antonia,
Tres opciones rápidas para el envío de gala a continuación. Planeo hacer el #2 a menos que tenga noticias tuyas antes del COB el jueves.
Habíamos planeado imprimir el correo de la gala el viernes por la mañana para que pueda estar en los buzones de correo de las personas antes del 5 de julio (un mes antes del evento). Ana Pérez aceptó ser una de las oradoras destacadas, pero volver a enviar el correo para mencionarla significa que perderemos la fecha de envío prevista. Nuestras opciones:
- Rehaga la carta para incluirla, retrasaría la fecha de envío una semana.
- Mencionarla en el inserto, pero no en la carta en sí, solo nos haría retroceder un día. (Esto es lo que creo que tiene sentido).
- No lo demores en absoluto, y solo menciónala en el sitio web pero no en el correo.
¿Tienes un curso preferido? Nuevamente, elegiré el n.° 2 a menos que responda con una opción diferente antes del jueves de COB.
Ejemplo de correo electrónico n.º 2
Línea de asunto: Pregunta de la reunión rápida de la coalición: se necesita respuesta EOD si es posible
Hola nina
¿Estás de acuerdo con que tenga una reunión de seguimiento con James sin ti esta semana?
Resumen rápido:
- James está molesto con nosotros porque no le informamos sobre el prensador con anticipación.
- Me disculpé anoche, pero creo que todavía está enojado.
- Quiero reunirme con él esta semana para reparar la confianza (y estás completamente reservado, según Linda)
Detalle adicional (si lo desea/necesita):
La reunión de anoche fue polémica. James estaba molesto porque no le habían dicho sobre el prensador antes de tiempo. Honestamente, ese fue nuestro mal, no está mal que esté molesto. Me disculpé con él anoche, pero creo que una reunión de seguimiento con él en algún momento de esta semana es importante para asegurarnos de que permanezca a bordo y continúe reclutando para nosotros. Dado que él es una parte interesada tan importante, normalmente te invitaría a esta reunión, pero ya lo consulté con Lena y estás completamente ocupado. Creo que es más importante tenerlo pronto que incluirte, pero quería asegurarme de que estés bien con eso.
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