Un lector nos envió esta pregunta: “Gestiono a una jefa de departamento que es fantástica en las responsabilidades principales de su trabajo: tiene mucho talento en lo que hace y nos ha ayudado a obtener excelentes resultados en su área. También es bastante desorganizada: no siempre responde los correos electrónicos, incluso cuando es importante comunicarse con alguien, y a veces deja pasar por alto las tareas que no son urgentes. Este es el único problema en una gran actuación. ¡Ayuda!"
Algunos roles requieren una fuerte organización y atención a los detalles. Para otros roles, no es un factor decisivo por sí solo, aunque causa problemas y frustración. Como gerente, su primer paso es distinguir las habilidades y hábitos imprescindibles de los que es bueno tener.
- En un caso en el que ser organizado y orientado a los detalles sea una parte central del rol de su miembro del personal, querrá abordar la situación como un problema de desempeño, siendo honesto y claro en cuanto a que necesita ver una mejora significativa y sostenida. Comenzaría de la misma manera (con registros, retroalimentación y entrenamiento), pero querrá ser claro desde el principio acerca de sus expectativas y el arco del proceso de mejora del desempeño. Este arco podría pasar a un plan de mejora del rendimiento y dejar ir si no cumplen con las funciones básicas del trabajo.
- En este caso, a su miembro del personal le está yendo muy bien en lo que debe tener (responsabilidades principales), por lo que lo que necesita es un plan para asesorar sobre las normas del equipo y un diálogo para identificar algunas estrategias para desarrollar esta habilidad o mitigar sus impactos. El coaching, la capacidad de apoyar y empoderar a alguien para lograr un objetivo o desarrollar una habilidad, es una parte clave de ser gerente.
Para este jefe de departamento desorganizado, querrá dar su opinión, buscar una perspectiva y hacer un plan que conduzca a los mejores resultados. Esto es lo que recomendamos.
1. Comience por nombrar el problema y el impacto que está teniendo.
Puede sonar obvio, pero el simple hecho de articular lo que está viendo y por qué le preocupa puede ser poderoso, y eso es especialmente cierto con los trabajadores fuertes, ya que suelen ser muy concienzudos. En este caso, podría decir: “Me gustaría hablar sobre sus sistemas organizacionales. Escuché de varios activistas y de un compañero jefe de equipo que no recibieron respuestas cuando te enviaron un correo electrónico. No plantearon esto como una gran preocupación y cuando indagué más, compartieron que, en general, se sienten bien con su trabajo y la comunicación con ellos. Pero me preocupa que, si esto persiste, pueda parecer que no respondemos y podría generar algunos problemas de comunicación posteriores para nuestro equipo. Quiero dejar claro que, en este momento, no considero que esto sea un problema de rendimiento. Estás haciendo un gran trabajo cumpliendo con las expectativas laborales. Considero que esta es una valiosa oportunidad de crecimiento y quiero estar pendiente de ella. ¿Cómo se siente acerca de los sistemas de su organización y los impactos que acabo de describir?”
Reconozca también cualquier contexto que pueda estar planteando un desafío especial. Por ejemplo: "Sé que está haciendo malabarismos con una gran carga de trabajo, razón por la cual quiero asegurarme de que tenga sistemas que lo ayuden a realizar un seguimiento de todo lo que se le presente".
2. Hacer preguntas.
No asuma que ya sabe cuál es la raíz del problema. En su lugar, pregunte y escuche con una mente abierta. Por ejemplo, podría preguntar: "¿Cuál es su percepción de lo que se interpone en el camino?" o "¿Por qué crees que los correos electrónicos siguen deslizándose por las grietas?" Como mínimo, esto le ayudará a obtener una mejor comprensión de la perspectiva de su miembro del personal. Usa nuestro hoja de trabajo de retroalimentación y nuestro modelo "CSAW" (conectar, compartir, preguntar, recapitular) para ayudar a estructurar la conversación.
Siempre es importante buscar la perspectiva. Es posible que aprenda cosas que lo sorprendan, por ejemplo, que un miembro de su personal pensó incorrectamente que otro miembro del departamento estaba a cargo de una tarea en particular o que ustedes dos no están alineados sobre la rapidez con la que los activistas deberían recibir respuestas y qué se eleva al nivel de "importante." Aproveche estos momentos para aclarar las normas del equipo y agregar especificidad a cada nivel de su MOCHA.
3. Desarrolle un plan.
Puede invertir en el éxito de los miembros de su personal arremangándose y desarrollando sus habilidades, o puede hacer adaptaciones para mitigar el impacto de su estilo de trabajo.
- Súbase las mangas y desarrolle sus habilidades. Un empleado por lo demás estelar a menudo puede convertir una inversión a corto plazo de su tiempo dedicado a la capacitación en cambios reales. Pídale a su miembro del personal que lo guíe a través de sus sistemas organizacionales existentes (¡si los hay!) y profundice en lo que se descompone cuando los correos electrónicos o las tareas no se manejan. Algunas personas que son desorganizadas luchan por detectar las ineficiencias en sus sistemas o por imaginar cómo podrían establecer un sistema más fuerte, así que invierta algo de tiempo en el entrenamiento y la resolución de problemas, tal como lo haría con cualquier otra habilidad que quisiera desarrollar en alguien. . Al dedicar tiempo a profundizar en sus hábitos de trabajo, es posible que encuentre formas relativamente fáciles de desarrollar mejores sistemas y hábitos. Por ejemplo, si se entera de que mantienen el correo electrónico en la bandeja de entrada, ya sea que se haya tratado o no, podría sugerirles que comiencen a usar carpetas para organizar los mensajes y etiquetas para resaltar los mensajes que requieren una respuesta. También podría sugerir agregar un bloque de trabajo de una hora al calendario los martes y jueves para responder correos electrónicos o acceder a esos informes de gastos languidecientes. El objetivo es ayudarlos a desarrollar nuevos hábitos y nuevos sistemas.
- Busque formas de mitigar el impacto. Debido a que su miembro del personal se destaca en el trabajo central de su trabajo, considere si existen formas creativas de mitigar el impacto de la desorganización. Esto significa agregar nuevas normas de equipo y buscar ganar-ganar. Por ejemplo, su equipo podría beneficiarse de un registro regular de 15 minutos para marcar las cosas que necesitan atención inmediata y reforzar verbalmente ciertos correos electrónicos antes de que se pierdan en el océano de la bandeja de entrada. También puede aprovechar las fortalezas de su equipo de administración para encontrar una solución tecnológica para automatizar recordatorios, ayudar a crear una estructura de carpetas o brindar otro tipo de soporte. Incluso puede encontrar que esto es algo que otros miembros del personal apreciarían.
Dada su preocupación por los impactos aguas abajo, le sugerimos que se arremangue con este miembro del personal. Establezca un tiempo para revisar sus sistemas, pídale al personal que tiene excelentes sistemas que comparta ejemplos que su miembro del personal desorganizado podría querer ver en acción, y ofrézcales la capacitación, las herramientas o el tiempo de formación de hábitos que necesitan.