Los registros pueden revolucionar la forma en que administra. Las reuniones de registro son un contenedor para la gestión y la construcción de relaciones. Brindan a los gerentes y al personal un tiempo y un espacio consistentes para construir la relación, equilibrar las prioridades entre proyectos, compartir comentarios, hacer preguntas de sondeo y servir como un recurso para los demás.
Aquí hay siete consejos para aprovechar al máximo sus registros:
1. Co-crear y usar una agenda.
Pídale a su personal que prepare y comparta las agendas con anticipación, asegurándose de agregar también los elementos de su agenda (vea el siguiente consejo). Este plantilla de reunión ayudará a mantener la reunión enfocada y útil, pero asegúrese de revisar la plantilla con su miembro del personal y personalizarla para satisfacer sus necesidades. El uso de una plantilla (o al menos tener elementos de agenda permanentes) asegura que los registros sean consistentes. Ya sea que a su miembro del personal le guste la estructura o necesite tiempo para procesar los temas por adelantado, tener una agenda estándar puede ayudarlo a participar plenamente en la conversación. La claridad y la consistencia ayudan a sentar las bases para una relación exitosa entre el gerente y el personal.
Al mismo tiempo, consistencia no significa rigidez. En su lugar, use sus registros para ser proactivo y receptivo. A veces, esto significa discutir los proyectos mucho antes de su fecha límite para anticipar y mitigar los desafíos; otras veces, significa ayudar a resolver el problema que surgió hace 15 minutos.
2. Haz tu preparación.
El hecho de que su miembro del personal sea dueño de la agenda no significa que deba confiar únicamente en su trabajo previo. Tómese dos minutos antes de la reunión para pensar en lo que ustedes sentir es lo más importante para discutir.
Piense en las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es un resultado que quiero de este registro?
- ¿Hay algo que me preocupe?
- ¿En qué quiero asegurarme de que nos centremos?
Más importante aún, la preparación no se trata solo de tener listos los elementos de su agenda, también significa asegurarse de estar presente y comprometido. Para muchos gerentes (especialmente de equipos grandes y/o remotos), la reunión de registro es el único momento en que pueden interactuar 1-1 con su personal cada semana. Hacer que cuente. Intente cerrar su correo electrónico o sus otras veinte pestañas y dejar su teléfono a un lado. Tómese unos minutos para “ponerse la lente verde”, de la que hablamos en Los cuatro elementos de las relaciones sólidas.
3. Usa tu tiempo sabiamente.
No es necesario discutir o preparar con anticipación todos los elementos. Por ejemplo, en una reunión de una hora, asumiendo que cada uno invirtió quince minutos de tiempo de preparación por adelantado, podría cubrir: un registro personal, dos temas principales de discusión, algunas preguntas rápidas o elementos para aprobación y retroalimentación bidireccional. Mientras tanto, su documento de agenda real puede tener otras diez cosas que no discute durante el registro, ¡y eso está bien!
No se deje engañar por nuestro muestra y plantilla de agenda de check-in. Si bien hay muchos componentes, no todo necesita tiempo al aire (el miembro del personal puede compartir grandes rocas y actualizaciones por escrito, y puede omitir la discusión a menos que tenga preguntas) y algunas cosas no necesitan preparación escrita en absoluto (por ejemplo, el registro personal). Los dos lugares en los que recomendamos tanto la preparación previa (posiblemente por escrito) como la discusión son los elementos para la discusión, la toma de decisiones o la resolución de problemas y la retroalimentación.
4 Pedir preguntas de sondeo.
Los registros son una oportunidad para profundizar más y poder solucionar problemas o incluso mitigarlos antes de que surjan. En lugar de preguntar: "¿Cómo va el proyecto X?" Encuentre maneras de meterse debajo de la superficie con preguntas como:
- ¿Qué te hace decir eso?
- ¿Cómo sabes que vas por buen camino?
- ¿Qué podría salir mal?
- ¿Hay alguna puntos de elección que estas pesando?
- ¿Hay alguna implicación de equidad que esté considerando?
Hacer preguntas también lo coloca en una posición de entrenador para que no solo los apoye ofreciendo orientación, sino que también les permita diseñar soluciones. Cuando se le presente un problema, considere preguntar:
- ¿Qué piensas?
- ¿Cuáles son algunas opciones que se te ocurren? ¿Por cuál te inclinas?
- Si estuviera a cargo, ¿cómo lo abordaría?
5. Brinde (y solicite) retroalimentación y informe sobre proyectos recientes.
Reflexione sobre lo que salió bien y lo que podría mejorarse, y aproveche la oportunidad para discutir las lecciones de los proyectos recientemente concluidos.
Asegúrese de invitar comentarios de su miembro del personal. El check-in es una oportunidad crucial para comprender cómo le está yendo en la gestión y el apoyo a su equipo.
6. Asegúrese de que los próximos pasos sean claros.
Siempre finalice la reunión con un acuerdo explícito sobre lo que sucederá a continuación, incluso si es solo: "Pensemos en esto y discutámoslo nuevamente la próxima semana". Puede ser útil que su miembro del personal se tome dos minutos para enviarle por correo electrónico un breve resumen de lo que se acordó o al menos darle un resumen verbal de los elementos de acción al final de la reunión.
7. No sustituya los registros de entrada por la comunicación continua o viceversa.
Los registros son un foro para la comunicación y la gestión, pero no son el único foro. Si bien puede guardar extensas conversaciones estratégicas para sus registros, asegúrese de permanecer accesible el resto de la semana. No desea que los miembros del personal se estanquen en su trabajo durante varios días mientras esperan su registro si unos minutos con usted les permitirían avanzar.
Por otro lado, no se olvide de los registros solo porque se comunica regularmente con su miembro del personal (por ejemplo, a través de correo electrónico, Slack, reuniones de equipo, etc.). Los registros lo ayudan a salir del día a día de ida y vuelta y hacer preguntas importantes como: "¿Qué progresos estamos logrando en X?" También le brindan tiempo para informar sobre proyectos, brindar comentarios generales y otras cosas que podrían no suceder en el ajetreo del trabajo diario.
Para obtener ayuda adicional sobre la realización de registros, consulte Gestión a través de la incertidumbre: Complemento de registros y 5 consejos para un mejor check-in durante el COVID-19.